Outlook – Initiation

Objectifs & compétences

• Savoir utiliser de façon opérationnelle les fonctions de messagerie et des gestions des contacts
• Savoir utiliser plusieurs calendriers pour programmer des rendez-vous et des réunions
• Créer des tâches et des notes

Public visé

• Toute personne souhaitant gérer la messagerie, les contacts, les calendriers, les tâches et les notes

Pré-requis

• Connaissance de Windows et manipulation de la souris
• Il est conseillé aux participants de venir avec un ordinateur portable s’ils peuvent avoir un accès distant à leur boîte de messagerie pour faciliter la mise en pratique des concepts théoriques

Programme

• Découverte de la nouvelle interface de démarrage : Le ruban et ses composants (les onglets, les groupes et les commandes, l’icône Lanceur de boîte de dialogue)
• Utilisation du Gestionnaire d’absence du bureau
• Aperçu et Impression des différents éléments Outlook

• Présentation et personnalisation des différents volets de la messagerie (Dossiers, Lecture, Barre des tâches)
• Les différentes possibilités d’affichage (conversation, Tris, Groupements, Ajout/Déplacement/Suppression de colonnes)
• Création de dossiers et classement de messages
• Gestion de la Corbeille
• Création et mise en forme des messages : Différence entre l’annuaire (LDAP) et le carnet de contacts personnels – Recherche de destinataires – Définition des options de distribution – Création de signatures – Choix du format de message (HTLML, Texte brut et Texte enrichi) – Utilisation des Styles – Insertion de divers éléments (Pièces jointes ou éléments Outlook)
• Utilisation du volet de lecture pour la réalisation des actions courantes (Lecture, Réponse, Transfert, Acceptation ou non d’une réunion
• Transfert de un ou plusieurs messages – Réponse à l’expéditeur ou à tous – Rappel ou renvoi d’un message
• Recherche selon critères
• Gestion des courriers indésirables
• Création de règle simple sur un message reçu

• Création d’un contact et utilisation des champs existants – Utilisation d’un contact pour envoyer un message ou programmer une réunion
• Utilisation des différents affichages des contacts
• Création d’un contact depuis un message reçu
• Création et utilisation d’une liste de distribution

• Aperçu dans la Barre des tâches
• Utilisation des différents affichages du calendrier – Options de paramétrage des jours et plages horaires, de barre météorologique
• Création et modification d’un rendez-vous ou un évènement – Choix des options (Rappel, Urgence, Visibilité (Occupé, Privé, Répétition, Classement par couleur…)
• Ouverture de plusieurs calendrier et choix de l’affichage de calendriers (côte à côte ou juxtaposé)
• Planification d’une réunion : Fichiers joints – Choix des options (Rappel, Critères d’obligation, privé…) – Disponibilités des participants et des salles – Réponse à une réunion – Gestion des modifications – Gestion précise des réponses à une réunion

• Utilisation des différents affichages
• Création d’une tache – Réponse à une tâche déléguées

• Utilisation des différents affichages
• Création de Notes

• Cette formation prépare la Certification TOSA Outlook
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Modalités

Méthodes