ASTON Institut (« ASTON ») considère que la protection de vos données à caractère personnel et le respect de votre vie privée sont des enjeux de premier plan, auxquels elle entend apporter une attention toute particulière.
Ainsi, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») est destinée à vous informer quant aux traitements réalisés avec vos données à caractère personnel dans le cadre de votre formation chez ASTON.
ASTON, société à responsabilité limitée (société à associé unique), dont la dénomination sociale est ASTON Institut et dont le siège social est situé 122 rue Edouard Vaillant 92300 Levallois-Perret, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro RCS 498 685 494, agit en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel (ci-après « nous », « notre », « nos »).
1 – Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?
Dans le cadre de votre candidature / procédure d’admission à l’une des formations
proposées par ASTON :
- des données d’identification, des données relatives à votre parcours académique (diplômes, cursus suivi(s), notes antérieures, le cas échéant), vos expériences professionnelles, et autres informations contenues sur votre Curriculum Vitae (« CV »). Ces informations sont transmises (i) directement par vous lors des journées d’information collective ou (ii) indirectement via le logiciel tiers de candidature spontanée en ligne accessible via notre site internet.
- des données relatives au test technique réalisé dans le cadre de la procédure d’admission pour valider votre aptitude à poursuivre la formation ASTON sur des domaines de culture informatique générale, matériel, réseaux, français et anglais.
- des données relatives à la prise de notes des chargés de recrutement d’ASTON lors de votre entretien individuel ainsi que la date de l’entretien individuel.
- données relatives aux suites données à votre candidature et à la formation / au contrat d’apprentissage proposé, le cas échéant.
Dans le cadre de la (i) formalisation de votre contrat d’apprentissage ; et (ii) de notre
gestion et coordination de votre formation / vie étudiante au sein d’ASTON :
- des données d’identification :
- nom
- prénom
- sexe
- nationalité
- date de naissance
- département de naissance
- commune de naissance
- photographie
- copie de la carte nationale d’identité
- des données de communication :
- adresse électronique
- adresse postale
- numéro de téléphone
- coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence, lorsque renseigné
- des données concernant le régime de sécurité sociale :
- régime social
- numéro de sécurité sociale
- inscription sur la liste des sportifs, entraîneurs, arbitres et juges sportifs de haut niveau
- des données de santé :
- reconnaissance du statut de travailleur handicapé lorsque vous décidez de cocher la case prévue à cet effet sur le formulaire de contrat d’apprentissage
- des données relatives au suivi de la formation :
- notes obtenues
- évaluation(s)
- PV des observations du jury faites à l’occasion de l’examen oral du mémoire
- absences/ présence
- résultat des enquêtes de satisfaction quant à la qualité de la formation
- diplômes obtenus
- des données relatives à l’exécution de votre contrat d’apprentissage chez l’entreprise d’accueil :
- identité de l’employeur (statut privé ou public de l’employeur et N°SIRET, nom et prénom ou dénomination sociale)
- identité du ou des maître(s) d’apprentissage(s) (nom(s), prénom(s), date(s) de naissance)
- adresse de l’établissement d’exécution du contrat
- coordonnées de l’établissement d’exécution du contrat (numéro de téléphone et courriel)
- date de conclusion du contrat d’apprentissage
- date de début d’exécution du contrat
- date de fin du contrat ou de la période d’apprentissage
- durée hebdomadaire du travail
- réalisation ou non d’un travail sur machines dangereuses ou exposition à des risques particuliers
- rémunération
- salaire brut mensuel à l’embauche
- caisse de retraite complémentaire
- avantage en matière de repas et/ou logement, le cas échéant
- des données relatives à la situation professionnelle de l’étudiant à l’issue de la formation :
- informations relatives à l’insertion professionnelle
- expériences professionnelles postérieures
- taux de poursuite
- taux d’insertion postérieur à la formation
- fourchette du niveau de salaire
- statut en tant que salarié
- des données de connexion liées à l’usage des services informatiques ou numériques mis à disposition des étudiants par ASTON dans le cadre de la formation (ex. ENT / logiciel dédié) :
- identifiant
- mot de passe
- toute donnée à caractère personnel contenue dans les correspondances que vous nous adressez le cas échéant.
Dans certains cas, la communication de vos données à caractère personnel est obligatoire car nécessaire à la fourniture des prestations et services que vous sollicitez de la part d’ASTON. Nous vous informerons chaque fois du caractère obligatoire ou facultatif de la communication de vos données à caractère personnel.
Par ailleurs, si vous étiez amené(e) à nous communiquer des données à caractère personnel de tiers, vous vous engagez à vous assurer que ces personnes ont été dûment informées du traitement de leurs données à caractère personnel conformément à la présente Politique et, ont consenti au traitement de leurs données à caractère personnel chaque fois qu’un tel consentement est requis au titre de la réglementation.
2 – Pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel ?
Le tableau ci-dessous vous indique pour quelles finalités nous traitons vos données à caractère personnel et, pour chacune d’entre elles, la base légale permettant de légitimer les traitements en cause :
| FINALITÉS | BASE LÉGALE | CATÉGORIES DE DONNÉES CONCERNÉES | |
|---|---|---|---|
| Gestion de votre candidature dans le cadre de la procédure d’admission | Revue et sélection par les chargés de recrutement Aston des dossiers de candidature transmis (i) indirectement via notre logiciel tiers de candidature spontanée en ligne directement accessible sur notre site internet ; ou (ii) directement par vous lors des journées d’information collective organisées sur le campus d’Aston tous les mercredis Entretien et sélection Communication de l’acceptation ou du rejet de votre candidature | Le traitement est nécessaire à l’accomplissement de mesures précontractuelles | · données d’identification · données de communication · données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure · toute donnée contenue dans les correspondances |
| Mise en relation avec une entreprise d’accueil | Recherche et identification par les chargés de relation Aston d’une entreprise d’accueil pour votre apprentissage | Le traitement est nécessaire à l’accomplissement de mesures précontractuelles | . données d’identification . données de communication . données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure . toute donnée contenue dans les correspondances |
| Gestion du contrat d’apprentissage | Formalisation et signature du contrat d’apprentissage tripartite conclu entre vous, l’entreprise d’accueil et Aston | Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat d’apprentissage et réalisé conformément aux dispositions législatives et réglementaires sur la base du formulaire CERFA N°10103*09 | · données d’identification · des données concernant le régime de sécurité sociale · reconnaissance du statut de travailleur handicapé lorsque vous décidez de cocher la case prévue à cet effet sur le formulaire de contrat d’apprentissage · des données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure · des données relatives à l’exécution de votre contrat d’apprentissage au sein de l’entreprise d’accueil |
| Gestion et suivi de votre formation | Organiser le programme de formation annuel et les sessions d’examen des étudiants Garantir l’identification certaine de l’étudiant dans la gestion de son dossier et permettre l’établissement des documents officiels le concernant (diplômes, certificats, attestations) Assurer et faciliter la communication entre vous et nos chargés de vie étudiante Permettre à l’étudiant de créer un compte utilisateur en vue d’accéder à la plateforme pédagogique via un ENT / un logiciel dédié Mettre à disposition des étudiants des contenus pédagogiques, des informations administratives aux formations et au centre formation Aston, ainsi que de la documentation en ligne via un ENT / un logiciel dédié Permettre la consultation du dossier pédagogique de l’étudiant (agenda, note, résultats examens, contacts formateurs) Permettre la tenue des examens et l’évaluation de votre mémoire par un jury | Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat d’apprentissage | · données d’identification · données de communication · données relatives au suivi de la formation · données de connexion liées à l’usage des services informatiques ou numériques de Aston · toute donnée à caractère personnel contenue dans les correspondances |
| Maintien de notre certification qualité de prestataire de formation Qualiopi | Maintenir un registre de gestion de satisfaction permettant aux étudiants de faire remonter les feedbacks sur la formation Préparer et organiser le point emploi à l’issue de votre formation | Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime de continuer à répondre aux exigences et ainsi bénéficier de la certification qualité Qualiopi | · données d’identification · données relatives au suivi de la formation · données de communication · données relatives au suivi de la formation · données relatives à la situation professionnelle de l’étudiant postérieure à la formation · toute donnée à caractère personnel contenue dans les correspondances |
| Protection de nos biens et sécurité au sein de nos locaux | Vidéosurveillance de certaines zones au sein des campus Aston à des fins de sécurité des étudiants et des biens et afin d’identifier les auteurs de vols, dégradations ou agressions éventuels | Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime à assurer la sécurité des personnes et des biens dans nos locaux | · données d’identification (image) |
| Constitution d’un annuaire et un réseau d’Alumni | Administrer un réseau des anciens permettant aux étudiants actuels de bénéficier des avantages octroyés par la communication avec d’anciens étudiants | Le traitement est réalisé sur la base de votre consentement | · données d’identification · données de communication · données relatives à la situation professionnelle de l’étudiant postérieure à la formation |
| Enquêtes de satisfaction | Enquêtes de satisfaction réalisées auprès des étudiants. | Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime consistant dans la bonne connaissance du niveau de satisfaction de nos étudiants. | Lorsque les enquêtes de satisfaction ne sont pas anonymes : · données d’identification et administratives ; et · données relatives à votre statut. |
| Gestion de tout litige potentiel ou avéré avec vous ou des tiers | Préparation, exercice et suivi d’une action disciplinaire ou d’un recours en justice ou de l’exécution d’une décision de justice rendue | Le traitement est réalisé en vertu de notre intérêt légitime qui consiste à défendre nos intérêts, y compris par la voie judiciaire | · données d’identification · toute donnée contenue dans les correspondances · fait litigieux, caractéristiques du contentieux, commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure |
En tout état de cause, veuillez noter que nous ne traiterons pas vos données à caractère personnel pour d’autres finalités qui s’avéreraient incompatibles avec celles mentionnées ci-avant.
3 – Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Dans le cadre de nos traitements, nous sommes amenés à communiquer vos données à caractère personnel aux catégories de destinataires suivantes :
- à nos services internes chargés du traitement et de la sélection de vos candidatures, ainsi qu’aux chargés de relation et de vie étudiante pour la bonne gestion et le suivi de votre formation;
- aux formateurs intervenant dans le cadre de votre formation ;
- à nos prestataires de services informatiques via les outils et autres services digitalisés nous permettant d’atteindre efficacement les finalités poursuivies au titre de la présente Politique, y compris pour l’hébergement et la sauvegarde sécurisée de vos données à caractère personnel au sein de l’Espace Economique Européen (EEE) ;
- à l’entreprise d’accueil partie au contrat d’apprentissage conclu avec vous ainsi qu’au maître d’apprentissage désigné dans votre contrat d’apprentissage ;
- aux jurys dans le cadre de la tenue de votre oral de soutenance de mémoire de fin de formation ; et
- aux juridictions compétentes, aux forces de l’ordre, aux autorités publiques, aux organismes gouvernementaux et aux entités publiques, le cas échéant.
Quel que soit le destinataire concerné, nous ne lui communiquons vos données à caractère personnel que si celui-ci a strictement besoin d’en connaître et uniquement dans la mesure requise pour atteindre les finalités identifiées dans la présente Politique.
Nous ne revendons pas vos données à caractère personnel.
4 – Réalisons-nous des transferts de données hors de l’espace économique européen ?
Nous ne transférons pas vos données à caractère personnel vers des destinataires situés en dehors de l’EEE.
5 – Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie par le traitement concerné.
En d’autres termes, cela signifie que les durées de conservation que nous appliquons varient en fonction de la raison pour laquelle nous traitons les données en cause. Ainsi, le tableau ci-après vous indique, pour chaque finalité, la durée de conservation qui sera appliquée à vos données à caractère personnel :
| FINALITÉS | CATÉGORIES DE DONNÉES CONCERNÉES | DURÉE DE CONSERVATION |
|---|---|---|
| Gestion de votre candidature dans le cadre de la procédure d’admission | · données d’identification · données de communication · données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure · toute donnée contenue dans les correspondances | Jusqu’à trois (3) mois après l’aboutissement de la procédure d’admission. Si vous y consentez, pour une durée ne dépassant pas deux (2) ans à compter du dernier contact avec vous lorsque votre candidature n’a pas été retenue. A l’expiration de cette durée de deux (2) ans, ASTON pourra vous demander de consentir à nouveau à la conservation de vos données pour une durée raisonnable et au maximum pour une durée de deux (2) ans. |
| Mise en relation avec une entreprise d’accueil | · données d’identification · données de communication · données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure · toute donnée contenue dans les correspondances | Les données collectées dans le cadre du contrat d’apprentissage seront conservées pour une durée maximale de 5 ans à compter de la date de conclusion dudit contrat. |
| Gestion du contrat d’apprentissage | · données d’identification · des données concernant le régime de sécurité sociale · reconnaissance du statut de travailleur handicapé lorsque vous décidez de cocher la case prévue à cet effet sur le formulaire de contrat d’apprentissage · des données relatives à vos formations antérieures et à votre situation professionnelle antérieure · des données relatives à l’exécution de votre contrat d’apprentissage chez l’entreprise d’accueil | Les données collectées dans le cadre du contrat d’apprentissage seront conservées pour une durée maximale de 5 ans à compter de la date de conclusion dudit contrat. |
| Gestion et suivi de votre formation | · données d’identification · données de communication · données de connexion liées à l’usage des services informatiques ou numériques d’ASTON · toute donnée à caractère personnel contenue dans les correspondances | Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée du contrat d’apprentissage. |
| Gestion et suivi de votre formation | · données relatives au suivi de la formation | Nous conserverons vos diplômes, notes et évaluations obtenues dans le cadre de votre formation chez ASTON pendant pour une durée maximale de 5 ans en base active et 15 ans en archivage à compter de leur obtention. |
| Maintien de notre certification qualité de prestataire de formation Qualiopi | · données d’identification · données relatives au suivi de la formation · données de communication · données relatives au suivi de la formation · données relatives à la situation professionnelle de l’étudiant postérieure à la formation · toute donnée à caractère personnel contenue dans les correspondances | Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée nécessaire au titre des exigences imposées par la certification qualité Qualiopi. |
| Assurer votre sécurité dans nos locaux | · données d’identification (image) | Nous conserverons les images de vidéosurveillance pour une durée maximale de 1 mois à compter de leur enregistrement. |
| Constituer un annuaire et un réseau d’Alumni | · données d’identification et de communication · données relatives aux formations et à la vie professionnelle | Nous conserverons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 3 ans à compter de notre dernier contact ou avant en cas de retrait de votre consentement. |
| Enquêtes de satisfaction | · Enquêtes de satisfaction réalisées auprès des étudiants. | Nous conserverons vos données à caractère personnel pour une durée maximale de 24 mois. |
Nous avons également défini une politique en matière d’archivage. Celle-ci permet de ne pas conserver inutilement de données à caractère personnel vous concernant en base active.
En tout état de cause, à l’expiration de la durée de conservation applicable, nous effacerons vos données à caractère personnel ou anonymiserons celles-ci de manière irrévocable, de sorte que vous ne puissiez plus être identifié(e).
6 – De quels droits disposez-vous ?
Conformément au cadre légal applicable en matière de protection des données, et notamment du RGPD, vous disposez des droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation du traitement, de portabilité de vos données personnelles et du droit de donner des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.
Lorsqu’un traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
- Droit d’accès
Vous pouvez, à tout moment, nous demander d’accéder à vos données à caractère personnel. Si vous exercez votre droit d’accès, nous vous communiquerons une copie des données en notre possession ainsi que l’ensemble des informations relatives à leur traitement.
- Droit de rectification
Vous avez le droit de nous demander de rectifier ou de compléter les données à caractère personnel en notre possession qui seraient inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement
Vous avez la possibilité de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant, par exemple si ces données ne sont plus nécessaires aux traitements que nous effectuons.
Nous nous efforcerons de faire droit à votre demande. Notez toutefois que nous pouvons être tenus de conserver tout ou partie de vos données à caractère personnel si la loi nous l’impose ou si ces données sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de nos droits en justice.
- Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel. Nous cesserons alors le traitement de vos données à caractère personnel sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux pour lesquels nous devons continuer à traiter vos données à caractère personnel (par exemple, si vos données sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits ou de droits de tiers en justice). Si nous ne pouvons donner suite à votre demande d’opposition, nous vous communiquerons les motifs de ce refus.
- Droit de limitation
Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Par exemple si vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel vous concernant ou que vous vous opposez à leur traitement, vous pouvez également demander que nous ne traitions pas ces données pendant le délai nécessaire aux vérifications et examens de vos demandes.
Dans ce cas, nous nous abstiendrons temporairement de traiter vos données à caractère personnel jusqu’à ce que les vérifications nécessaires aient été effectuées ou jusqu’à ce que nous fassions droit à vos demandes.
- Droit à la portabilité
Vous pouvez solliciter la portabilité des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées. Si vous nous en faites la demande, nous vous communiquerons vos données à caractère personnel dans un format lisible et structuré vous permettant de les réutiliser aisément.
Nous attirons votre attention sur le fait que la portabilité de vos données à caractère personnel ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous nous avez communiquées, sous réserve que la communication de vos données à caractère personnel ne porte pas atteinte aux droits de tiers. Si nous ne pouvons pas faire droit à votre demande, nous vous communiquerons les motifs de notre refus.
- Droit de retrait de votre consentement
Lorsqu’un traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait de votre consentement nous empêche de traiter vos données à caractère personnel mais ne porte pas atteinte à la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
- Droit de préciser des directives relatives à l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès
Vous avez la possibilité de nous communiquer des directives sur l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès. Vous pouvez par exemple nous demander de conserver, d’effacer ou de communiquer vos données à caractère personnel à un tiers que vous aurez désigné.
7 – Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, nous vous invitons à contacter notre service dédié en vous référant aux coordonnées communiquées dans la Section 8 (Comment pouvez-vous nous contacter ?). Afin de pouvoir traiter au mieux votre demande, nous pouvons être amenés à vous demander certaines informations complémentaires destinées à confirmer votre identité et/ou faciliter la localisation des données à caractère personnel concernées par votre demande.
Veuillez noter que certains de ces droits sont soumis à des conditions particulières dictées par le cadre légal applicable en matière de protection des données. Ainsi, dans l’éventualité où votre situation particulière ne répondrait pas à ces conditions, nous ne pourrions alors malheureusement pas donner une suite favorable à votre demande. Nous vous informerons, le cas échéant, des raisons de notre refus.
En tout état de cause, veuillez noter que vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL »).
8 – Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous avez des questions ou des demandes concernant les traitements que nous réalisons avec vos données à caractère personnel dans le cadre de cette Politique, y compris l’exercice de vos droits, tels que détaillés ci-dessus, vous pouvez nous contacter, par email à l’adresse suivante : privacy-aston@aston-institut.com ou par courrier, à l’adresse suivante : ASTON, 122 rue Edouard Vaillant 92300 Levallois-Perret